”Finansministeriet fick ett förslag om att använda Dialogpausmetoden då vi år 2019 gjorde en handlingsplan för öppen förvaltning. Jag hade själv haft möjligheten att delta i en Dialogpaus så jag visste lite om metoden på förhand.
Vi besökte DialogAkademin för att närmare höra vad det var frågan om. Vi tänkte redan efter det första mötet att vi åtminstone på min egen enhet ordnar en utbildning i Dialogpausmetoden. Jag leder enheten för förvaltningspolitik på Finansministeriets avdelning för utveckling av statsförvaltningen.
Efte att ha fått ta del av en Dialogpaus blev alla ivriga över idén på min enhet och ville fortsätta att använda metoden. Vi utbildade personalen i att använda Dialogpaus och övade oss på metoden på arbetsplatsen.
Ifjol ordnade vi Dialogpaus-diskussioner inom öppen förvaltning på olika orter. ”Förtroendebygge” -turnéns diskussioner var ämnade för ledningen vid kommuner och staliga ämbetsverk samt förvaltningsutvecklare.
Syftet var att föra en öppen diskussion samt få information och öka förståelsen för vad kommuner och statliga myndigheter önskar inom ramen för att utveckla transparens och ledarskap.
Syftet var också att deltagande får möjligheten att klargöra förståelsen av egna och gemensamma mål i den egna kommunen eller ur den egna myndighetens synvinkel.
Innan undantagstiden hann vi mötas ansikte mot ansikte i Tammerfors, Karleby och Salo. Efteråt arrangerades turnéns möten på nätet som dialoger på distans. Dialogpaus fungerade bra också på distans i St Michel, Jyväskylä, Kuopio, Uleåborg och Rovaniemi.
Utan Dialogpaus hade vi aldrig nått en lika djup diskussionsnivå som vi lyckades med nu. Vi fick väldigt mycket material utav diskussionerna.
Vi ville förutom information om hur man leder transparent och bygger förtroende också öka förtroendet mellan olika aktörer.
Stämningen under Dialogpaus-diskussionerna var alldeles speciell, det fanns ett förtroende. Även om förtroende inte är något som man bygger upp på en dag så ingav Dialogpauserna en uppriktig vilja från ministeriets sida att lyssna och höra.
Vi vill inte på ministeriet ensamma göra saker, utan fundera på vad som är nödvändigt att göra – och sedan utgående från våra gemensamma diskussioner göra de rätta sakerna.
”Förtroendebygge”-turnéns diskussioner fördes mellan kommuner och förvaltningen och innehöll inga medborgare. Dem fick vi istället höra ifjol under undantagstidens dialoger, där vi var med som arrangörer.
Undantagstidens dialoger var ur ministeriets synvinkel väldigt givande. Vi fick mycket värdefull information som kan utnyttjas av förvaltningen. Feedbacken som vi fått från Dialogpaus-diskussionerna har alltid varit väldigt positiva.
Det upplevs att deltagarna blir hörda och att förståelsen ökar under Dialogpaus-diskussionerna. Även tjänstemän har en möjlighet att genom metoden föra fram sina egna erfarenheter utan att representera en viss aktör eller agenda.
”Det är så härligt att diskutera då man inte hela tiden är tvungen att fundera över en lösning eller åtgärder” sade en tjänsteman efter en Dialogpaus-diskussion.
Metoden frigör tänkandet. I diskussionen kan man på ett helt annat sätt koncentrera sig på att lyssna på andra då all energi inte går åt att fundera på lösningar och slutresultatet.
Dialogpaus används även i framtiden under våra tillställningar. Vi publicerade ifjol en strategi för öppen förvaltning för hela den offentliga sektorn. Ledd av den så kommer vi att öka användningen och utnyttjandet av Dialogpausmetoden i en allt större utsträckning. Vi utbildar även tjänstemän i att använda metoden.
Vi är också med i Rundradions och Dialogpausstiftelsens projekt Bra sagt och i mars under Undantagstidens dialoger. Dialogpaus har väckt mycket intresse också utomlands eftersom arbetet med öppen förvaltning är i hög grad internationellt.
I många länder har man upptäckt att det finns ett behov av en konstruktiv diskussion och att det bör finnas en metod för det. Då behovet har upptäckts så har vi presenterat en färdig modell för våra kolleger inom öppen förvaltning och intresset har snabbt väckts.
Tanken är att vi i framtiden även kunde hålla internationella dialoger. Även Undantagstidens dialoger intresserar utomlands.
Särskilt kollegerna i Europa har varit intresserade av Dialogpaus och Undantagstidens dialoger. En motsvarande diskussionshelhet har inte arrangerats i något annat land än i Finland.
Vi har också på vår egen enhet pratat mycket om att Dialogpaus också har höjt nivån på vår interna dialog.
Att vi använder oss av Dialogpaus inom förvaltningen och för att höra olika medborgare syns även i våra andra arbetsuppgifter. Vi kan bättre lyssna till varandra i vardagen. Många har upptäckt att det finns ett sådant värde också bortom enskilda Dialogpaus-diskussioner.”
Katju Holkeri, finansråd, enhetschef, Finansministeriet, Avdelningen för utveckling av statsförvaltningen.
Text: Laura Rantanen
Översättning: Jonna Similä
Läs mer:
Dialogen som tyngdpunkt i strategi för öppen förvaltning
